Poza dbałością o sposób przechowania pamiątek należy także dbać o prawidłowe opracowanie własnej kolekcji. Przez dłuższy czas miałem problem jak to robić. W internecie funkcjonuje kilka programów komputerowych do archiwizowania zbiorów, ale żaden z nich nie odpowiadał w pełni moim indywidualnym potrzebom. Między innymi dlatego, że zazwyczaj były to programy dedykowane dla konkretnego rodzaju obiektu (np. monet) i dlatego nie odpowiadały wymogom opisu i archiwizacji innych pamiątek. Wreszcie uznałem, że nie ma sensu zamykać całej swojej pracy w programie który z dnia na dzień może przestać być rozwijany. Koronnym przykładem takiej ślepej uliczki jest format DjVu wykorzystywany przez wiele polskich bibliotek cyfrowych, który przestał być rozwijany w 2006 roku. Można przypuszczać, że za kilka a maksymalnie kilkanaście lat cała praca polskich bibliotekarzy i przeznaczone na to nasze środki publiczne okażą się być zmarnowane. W konsekwencji uznałem, że najlepiej będzie postawić na powszechnie stosowany i rozwijany format, który łatwo będzie można wydrukować w czytelnej formie, ale także przekształcić na inne formaty cyfrowe. Z tego względu wybrałem darmowy program OpenOffice i format zapisu plików w formacie ODT.
Jeśli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego! Wychodząc z takiego założenia postanowiłem opracować karty katalogowe dla każdego typu obiektu jaki może się znaleźć w mojej kolekcji. Zadanie okazało się nie być takie proste jak początkowo sądziłem. Jako pierwsze udało mi się opracować karty katalogowe dla medali i dokumentów potwierdzających nadania wyróżnień. Poniżej załączam wzór pierwszej z nich. Może komuś z Państwa się przydadzą. Chętnie poznam też Państwa ewentualne spostrzeżenia i uwagi do tego wzoru karty katalogowej, jeśli można go jakoś poprawić.